Datenschutzerklärung für BFD (Bundesfreiwilligendienst)
Die Malteser unterstehen der Kirchlichen Datenschutzregelung der Ordensgemeinschaft päpstlichen Rechts (im Folgenden: KDR-OG). Zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten möchten wir Ihnen das Folgende erklären:
Angaben zum Verantwortlichen:
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
Malteser Hilfsdienst e.V., Erna-Scheffler-Str. 2, 51103 Köln, vertreten durch den Vorstand: Dr. Elmar Pankau, Douglas Graf von Saurma-Jeltsch und Ulf Reermann, Tel.: 0221- 9822- 3500, freiwillig@malteser.org
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Dr. Karsten C. Ronnenberg, SoCura GmbH, Kaltenbornweg 3, 50679 Köln, datenschutzbeauftragter@malteser.org
Angaben zum Verarbeitungsumfang:
1. Zweck der Datenverarbeitung:
Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten ist die Anmeldung und Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) auf der Grundlage des BFDG.
2. Welche Daten werden verarbeitet:
a.
Gem. § 8 BFDG sind bestimmte Pflichtangaben in der „Vereinbarung über die Teilnahme an dem Bundesfreiwilligendienst“ zwischen dem Freiwilligen und dem Bund zu machen. Der Malteser Hilfsdienst e.V. als Zentralstelle für die Koordinierung des Einsatzes des Freiwilligen erfasst diese Daten und leitet sie an den Bund weiter.
Von den Teilnehmern werden die für diesen Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten erfasst, nämlich: Vor- und Zuname, Anschrift, Rufnummern und weitere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausbildung, letzter Schulabschluss sowie Status als Asylbewerber, Aufenthaltsgenehmigung, Steuer-ID, die Bezeichnung der Einsatzstelle, Dienstzeit, sowie vorzeitigen Beendigung des Dienstverhältnisses (inkl. Grund), Angaben zu Geld- und Sachbezügen, Teilnahme an Seminaren und Dauer, Zeugnisse, Dienstzeitbescheinigungen, Arbeitszeiten und Fehl- und Urlaubszeiten, zudem individuelle persönliche personenbezogene Daten, die im Rahmen auch der Betreuung dokumentiert werden.
b.
Sollten Sie sich online bewerben über die Malteser Platzbörse, werden neben der IP-Adresse folgende Daten zum Zweck der Bearbeitung der Bewerbung erhoben: Vor- und Nachname sowie Emailadresse und die im Zusammenhang mit der persönlichen Nachricht erhobenen Daten, die Sie uns freiwillig nennen möchten. Sie können überdies auch Ihre Anschrift und Kontaktdaten nennen.
c.
Wenn Sie uns über das allgemeine Kontaktformular ansprechen, erheben wir neben Ihrem Vor- und Zunamen, Ihre Emailadresse, die IP-Adresse, Ihre Postleitzahl und die im Zusammenhang mit der persönlichen Nachricht erhobenen Daten, die Sie uns freiwillig nennen möchten. Sie können auch Ihre Anschrift und/oder eine Rufnummer nennen. Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten.
Bei minderjährigen Teilnehmern werden zudem die personenbezogenen Daten der Erziehungsberechtigten erfasst, nämlich: Vor- und Zunamen, Anschrift, Kontaktdaten.
3. Müssen diese Daten gegeben werden:
Teilnehmer, die sich entschlossen haben, an einem Bundesfreiwilligendienst teilzunehmen, sind gem. §§ 8,12 BFD zur Nennung der personenbezogenen Daten verpflichtet. Ohne diese Daten kann die Vereinbarung nicht zustande kommen bzw. nicht erfüllt werden. Bei minderjährigen Teilnehmern ist die Nennung der personenbezogenen Daten der Erziehungsberechtigten erforderlich, damit die Vereinbarung rechtswirksam geschlossen werden kann.
4. Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten:
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung stellt gem. § 6 Abs. 1 a) KDR-OG die staatliche Rechtsvorschrift des §§ 53 Abs. 1, 4 Nr. 24 lit. g) KDR-OG i.V.m. §§ 12, 8 Abs. 1 BFDG dar, sowie der zwischen dem Teilnehmer und dem Bund geschlossene Vertrag, der die Einsatzstelle benennt.
Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwendung von offenen Teilnehmerlisten bei Seminarveranstaltungen stellt § 6 Abs. 1 b) KDR-OG, nämlich die freiwillig erteilte Einwilligung die entsprechende Rechtsgrundlage dar.
5. Für welche Dauer werden die Daten gespeichert:
Die Speicherdauer ergibt sich aus § 12 BFDG und beträgt 5 Jahre nach Beendigung des Dienstes; handels- und steuerrechtlich relevante personenbezogene Daten müssen gem. den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Dienstes aufbewahrt werden.
6. Findet eine automatisiertes Entscheidungsfindungsverfahren statt:
Nein, ein solches Verfahren findet selbstverständlich nicht statt.
7. An wen werden die Daten weitergeben:
Die Bewerbung wird nach ihrem Eingang bei der Einsatzstelle an uns und an das BAFzA weitergeleitet.
Zudem werden personenbezogene Daten im Rahmen der Teilnahme an einem Seminar an den Dozenten weitergegeben: Vor- und Zuname, Datum, Geburtsdatum, Dienststelle, Dienstzeit, Dienstformat
Im Rahmen der sog. Tiefenprüfung durch das BAFzA über die ordnungsgemäße Verwendung der öffentlichen Mittel im Rahmen der pädagogischen Begleitung werden bestimmte personenbezogene Daten von den zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeitern des Amtes eingesehen. Diese Prüfung erfasst Abrechnungen und Seminarinhalte, so dass die hier relevanten personenbezogenen Daten: Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Dienststelle, Dienstzeit, Auszahlung von Geld- und Sachbezügen, Sozialversicherungsbeiträge, Anzahl der absolvierten Bildungstage, Gründe für Fehlzeiten und ggfs. eine vorzeitige Beendigung dem BAFzA bekannt werden.
8. Betroffenenrechte:
Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, stehen folgende Betroffenenrechte zu:
Widerruf (§ 8 KDR-OG), Anspruch auf Auskunft (§ 17 KDR-OG), Berichtigung Ihrer Daten (§ 18 KDR-OG), Löschung (§ 19 KDR-OG), Einschränkung der Datenverarbeitung (§ 20 KDR-OG) Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDR-OG), Widerspruchsrecht (§ 23 KDR-OG).
9. Beschwerderecht gem. § 48 KDR-OG:
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften dieser Regelung oder gegen andere Datenschutzvorschriften verstößt. Die Einhaltung des Dienstwegs ist dabei nicht erforderlich.
Die zuständige Datenschutzaufsicht: Herr Rechtsanwalt Dieter Fuchs, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, Email: fuchs@orden.de.