Digitales Arbeiten als Malteser

„Der Malteser Hilfsdienst e.V. wird zu einer der attraktivsten Ehrenamts­organisationen in Deutschland mit stetig wachsenden Helferzahlen.“  Vor diesem Ziel aus dem Strategiepapier Ehrenamt 2020 ist es uns selbstverständlich, dass wir unsere Helfenden optimal für ihr Engagement ausstatten und in ihren Einsatz schicken. Hierzu gehört neben einer fachlich fundierten Ausbildung und der persönlichen Ausstattung in der heutigen Zeit auch der Zugang zu moderner digitaler Infrastruktur.

Mit der SoCura gibt es im Malteser-Verbund eine Tochterfirma, die sich auf IT-Services spezialisiert hat. Sie stellt den Maltesern im Haupt- und Ehrenamt für ihre verschiedenen Dienste maßgeschneiderte Lösungen zur Verfügung und arbeiten konsequent an der Verbesserung ihres Angebotes.
In der sogenannten Public Cloud findet sich eine Vielzahl an Programmen, die Ehrenamtlichen zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang dazu erfolgt über die personalisierte @malteser.org-­Adresse. Ein eigenes Smartphone oder der private Rechner genügt in der Regel, um auf alle Funktionen zuzugreifen.

Die meisten haben bereits mehrere Programme, die sie nutzen und daher kommt es oft zu Diskussionen darüber, warum noch mehr Programme  notwendig sind. Dafür gibt es ein paar Gründe: Mit der Maltesercloud nutzen alle für ihre Arbeit das gleiche System und können so besser zusammenarbeiten. Zudem kann die Organisation zentral dafür sorgen, dass Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen leichter eingehalten werden können. Zuletzt ermöglicht es auch die Trennung von privaten Daten und Daten der Organisation.

Dreh- und Angelpunkt ist das @malteser.org-Konto. Die Konten bauen sich nach dem Prinzip Vorname.Nachname@malteser.org auf. Die Anmeldung zu den meisten Dienstprogrammen ist mit diesem Nutzernamen und zugehörigem Passwort möglich. Nur in Ausnahmefällen und bei externer Software sind weitere Zugangsdaten notwendig.  

Die Public Cloud enthält den Zugang zur E-Mail Adresse und zu Microsoft ­Office365 Online. Dort hat man ­Zugriff auf Word und Excel, aber auch auf OneDrive (Cloudspeicher) oder Microsoft Teams, mit dem man chatten, telefonieren und an Videokonferenzen teilnehmen und zu diesen einladen kann.

Insbesondere zur Organisation von Gliederungen und Diensten lohnt sich ein genauerer Blick auf Microsoft Teams. Ein Großteil der kommunikativen Prozesse auf Ortsebene lassen sich dort abbilden. Sowohl das Arbeiten auf Augenhöhe, aber auch die Verwaltung von exklusiven Informationen für Führungskräfte sind dort leicht realisierbar. Zudem ergeben sich durch die bundesweite Verwendung im Haupt- und Ehrenamt weitere Synergieeffekte.

Vorweg: Jeder Malteser hat das Anrecht auf einen Malteser.org-Zugang. Die ­Kosten tragen die Diözesangeschäftsstellen.  

Alle Malteser mit Führungsverantwortung sollten den Großteil ihrer digitalen Kommunikation innerhalb der Malteser Cloud führen. Die Public Cloud stellt insbesondere für das Ehrenamt einen sicheren Speicherort für sensible Informationen dar, der durch die Einbindung in die Organisationsstrukturen technisch wie rechtlich sicher administriert werden kann. Dadurch erfüllt man die Anforderungen eines einheitlichen Auftretens sowie die Sicherheitsvorschriften im Umgang mit sensiblen Daten.

Die Homepage www.socura.de/maltesercloud ist eine zentrale Seite für jeden Malteser. Von hier aus findet man den Absprung auf sehr viele nützliche Seiten. Eine davon ist die SoCura Supportplattform. Nach Anmeldung mit der Malteser.org-Adresse können hier viele nützliche Anleitungen zur Lösung von IT-Problemen gefunden werden.

Auf der Supportplattform findet sich ebenfalls ein Expertenpool zu verschiedenen Themen rund um Office365. Hier haben sich ehren- und hauptamtliche Malteser aus dem ganzen Bundesgebiet bereiterklärt sich den Fragen von wissbegierigen Menschen zu stellen. Wenn du also beispielsweise eine Frage zu ­irgendeinem Thema hast, schau doch mal dort hinein und melde dich bei den Kollegen.

Mit der DokBox steht den Maltesern im Haupt- und Ehrenamt eine Datenbank für Dokumente zur Verfügung. Dort finden sich stets die aktuellen Versionen der allgemeinen Formulare, Verfahrensanweisungen, usw.

Mit ARNO steht den Maltesern ein Programm zur Personalverwaltung zur Verfügung, dass entlang der Bedürfnisse der Malteser in den verschiedenen Diensten durch die Bundesebene der Malteser und die SoCura entwickelt wird. Die Entwicklung dauert noch an. Daher erweitert sich der Leistungsumfang stetig.

Mit dem Malteser Campus steht eine ­E-Learning Plattform zur Verfügung. Hier können bestehende Angebote genutzt oder eigene zur passgenauen Qualifikation von Helfern geschaffen werden.

Ein Großteil der Buchhaltung und die Freigabe von Rechnungen erfolgt über xSuite. Hier können Führungskräfte mit wenig Aufwand die notwendigen Verwaltungsaufgaben erledigen.