Gespräche im Ehrenamt

Kennen und Führen

 

Einige Gespräche und Situationen treten in der Funktion als ehrenamtliche Führungskraft immer mal wieder auf. Damit du dich auf solche Gespräche und Situationen gut vorbereiten kannst, haben wir Praxishilfen und Checklisten erstellt, die dir weiterhelfen und Ideen für die Herangehensweise geben sollen. Eine häufig auftretende Situation ist beispielsweise ein Erstgespräch.

 

Ehrenamtliche gewinnen im persönlichen Gespräch/Erstgespräch

Das persönliche Gespräch bietet eine wertvolle Gelegenheit, Interessierte in Ruhe kennenzulernen. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, sich genauer über die Gliederung und den potenziellen Dienst zu informieren.

Das Erstgespräch hat somit für beide Seiten einen informativen Charakter.
Im Anschluss daran werden zumeist ­weitere Schritte des Kennenlernens der Gliederung bzw. eines oder mehrerer Dienste vereinbart, oder es stellt sich ­heraus, dass ein Engagement nicht ­zustande kommen wird. Erstgespräche können sich in vier Themenabschnitte gliedern lassen:

  1. Gesprächseinstieg: Du begrüßt den Interessenten und stellst dich und andere anwesende Personen sowie das Ziel des Gespräches vor. Anschließend erzählst du mehr über die Malteser vor Ort und das Engagement.
  2. Vorstellungen und Fragen: Du stellst dem Interessenten Fragen zu dem, was er gerne tun möchte, über was für Erfahrungen er verfügt und was er sich von den Maltesern wünscht und erhofft.
  3. Abschluss und Vereinbarung: Ihr vereinbart, welche Schritte als nächstes erfolgen sollen, damit der Interessent sein Engagement bei den Maltesern starten kann.
  4. Stammdaten: Falls Du im Vorfeld noch nicht seine Kontaktdaten erhalten hast, ist es nun an der Zeit diese zu erfragen und zu dokumentieren.

 

Umgang mit Konflikten

Menschen streiten – sogar wir Malteser. Und das ist gut so. Denn indem wir Konflikte austragen und lösen, entwickeln wir uns und unsere Organisation weiter. Aber Konflikte bringen auch einige Herausforderungen mit sich, auf die Du dich im Vorfeld schon vorbereiten kannst. In Konfliktsituationen ist es häufig der Fall, dass Sender und Empfänger einer Nachricht sich nicht verstehen und unterschiedliche Dinge in dem Gesagten hören.

 

Konflikte konstruktiv ansprechen

Ausführliche Informationen haben wir euch in einer Arbeitshilfe für den Umgang mit Konflikten zusammengestellt. Diese findest du in der Tabelle hilfreiche Dokumente. Ein erster Ansatzpunkt ist folgendes Modell.

S

 Sichtweise schildern
z. B. „Mir ist aufgefallen, dass…“

A

 Auswirkungen beschreiben
z. B. „Für mich heißt das…“

G

Gefühle benennen
z. B. „Ich fühle mich…“
 

E

 Erfragen, wie der andere die ­Situation sieht
z. B. „Wie sehen Sie das?“

S

 Schlussfolgerungen ziehen
z. B. „Wie könnte eine Lösung aussehen?“
„Ich wünsche mir…“

 
 

 

Feedback

Feedback bedeutet, einem Anderem respektvoll zurückzumelden, wie diese Person wirkt oder ob es gut beziehungsweise schlecht ist, was sie tut. Es ist eine Rückmeldung an den Sender einer Information durch den Empfänger. Wichtig ist, dass Feedback konstruktiv ist und die Botschaften für das Gegenüber eindeutig, klar und nachvollziehbar sind. Feedback ist nicht immer willkommen und braucht deshalb Regeln:

  1. Überblick: Damit dein Feedback konstruktiv ist, überlege dir im Vorfeld, ob dein Rat gut gemeint ist und er für die Person nützlich ist.
  2. Zeitpunkt: Feedback sollte nie ungebeten gegeben werden. Die Bereitschaft zum Feedback muss da sein, sonst ist es eine Anweisung. Frag dein Gegenüber, ob er ein Feedback möchte. Feedback sollte auch möglichst zeitnah erfolgen, da sonst der Bezug zu der Situation verblasst.
  3. Rahmen: Gib dein Feedback ­möglichst in einem privaten Raum im ­Vier-Augen-­Gespräch.
  4. Ich-Botschaften: Konstruktive Kritik ist nie vage, sondern immer konkret! Subjektive Ich-Formulierungen lassen sich weder ignorieren, noch wegdiskutieren. Es sind Eindrücke, die geschildert werden und die Person fühlt sich weniger angegriffen.
    • Ich habe den Eindruck, dass ...
    • Ich habe beobachtet, dass ...
    • Ich fühle mich dabei so ...
    • Ich würde mir wünschen, dass ...
  5. Perspektiven: Es geht darum, dem anderen neue und bessere Wege und ­Perspektiven aufzuzeigen, die Situation sachlich und neutral zu beschreiben, ohne andere herabzuwürdigen und zu beleidigen. Daher können nur Perspektiven aufgezeigt werden, ­jedoch muss die Person selber entscheiden, was sie annimmt und umsetzt.
  6. Rückmeldungen: Feedback ist ein Dialog auf Augenhöhe. Frag immer nach, was das Gegenüber verstanden hat. Nur so kannst du sicher sein, dass dein Feedback richtig verstanden wurde und Missverständnisse vermieden werden.

 

Das Jahresgespräch

Das Jahresgespräch ist im Ehrenamt das zentrale Führungsinstrument, um das Team zu entwickeln. Daher ist es wichtig, sich als Führungskraft, die Zeit dafür zu nehmen. Unser Leitfaden unterstützt dich bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen mit dem Ziel, die Ehrenamtlichen und das Team zu fördern und wertschätzend zu führen. Ziel des Jahresgesprächs ist es auch, sich gegenseitig Feedback zu geben und Wünsche für die Zusammenarbeit zu identifizieren. Was war gut und soll beibehalten werden? Wo hätte sich der Ehrenamtliche oder die Führungskraft ein anderes Verhalten gewünscht?

Wichtig für ein erfolgreiches Jahresgespräch ist die Vorbereitung. Neben der organisatorischen Vorbereitung und der Terminabstimmung ist eine inhaltliche Vorbereitung wesentlich für den Erfolg des Gesprächs. Um dem Ehrenamtlichen eine sinnvolle und wertschätzende Rückmeldung geben zu können, ist es wichtig zu wissen, was in den letzten zwölf ­Monaten bei dem Ehrenamtlichen passiert ist: Positives wie Negatives.

 

Schritt 1: Gemeinsamer Blick zurück

Bei dem gemeinsamen Blick zurück geht es um den Blick auf die vergangenen zwölf Monate. Gemeinsam wird abgeglichen, ob und auf welche Weise die Aufgaben erfüllt wurden und wie die Zusammenarbeit funktionierte. Außerdem könnt ihr beide gemeinsam über Ereignisse sprechen, die euch besonders in Erinnerung geblieben sind. So kannst du als Führungskraft etwas zur Sichtweise, Motivation und Interessen deines Gegenübers erfahren. Frag auch nach belastenden Erlebnissen/Einsätzen.

 

Schritt 2: Gemeinsamer Blick nach vorn

Hier geht es um die Entwicklung. Erstens die Entwicklung des Ehrenamtlichen und je nach Gegenüber auch um die Entwicklung der Gliederung bzw. der Diözese. Klär mit dem Ehrenamtlichen, wo dieser sich in den nächsten Jahren sieht. Möchte er sich weiterentwickeln? Einen neuen Bereich kennenlernen? Oder vielleicht kürzertreten? Mit ehrenamtlichen Führungskräften solltest du neben der persönlichen Weiterentwicklung auch gemeinsame Ziele für die Gliederung/Diözese oder den Dienst besprechen. Was funktioniert gut und soll ausgebaut werden? Was soll neu entwickelt werden? Wo gibt es Herausforderungen, die im Blick behalten werden müssen?

 

Schritt 3: Abschluss und Dank

Gib dem Ehrenamtlichen die Möglichkeit, weitere Themen anzubringen, die ihm wichtig sind. Notier vereinbarte Ziele, Wünsche und Vereinbarungen schriftlich. Dadurch erhalten sie eine größere Bedeutung und Verbindlichkeit. Außerdem werden keine Punkte vergessen und du kannst bei Gelegenheit (z. B. beim Folgegespräch im nächsten Jahr) daran anknüpfen. Jeder Gesprächsteilnehmer erhält eine Ausfertigung der Aufzeichnungen.

Einen Leitfaden, Ideen für Fragen und Themen sowie die Protokollvorlage findest du in unserer DocBox.